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Financer la formation des salarié·es

Votre feuille de route

Vous souhaitez former vos salarié·es ? Il existe des enveloppes financières dédiées à la formation professionnelle continue qui vous permettent de couvrir les frais de formation.

Un préalable : votre OPCO (cliquez pour en savoir plus)

Tout employeur doit adhérer à un OPCO (opérateur de compétences) et ce dès la création du premier emploi. Depuis janvier 2022, les contributions financières des employeurs pour la formation professionnelle continue (elles aussi obligatoires) sont collectées directement par l’URSSAF.

Votre OPCO reste l’interlocuteur privilégié pour le financement de la formation de vos salarié·es.

Dans le secteur associatif, les OPCO les plus courants sont Uniformation, l’AFDAS, l’OPCO EP ou encore l’OPCO santé (voir ici la liste des OPCO).

Si vous ne savez pas à quel OPCO votre association est adhérente, rapprochez-vous de la personne ou de l’organisme en charge des fiches de paie et du suivi administratif des emplois.

Vous avez repéré dans notre programme une formation intéressante pour un·e salarié·e et vous souhaitez la faire financer ?

Lorsqu’un·e salarié·e se forme sur son temps de travail, dans une optique de développement des compétences et d’adaptation au poste de travail, le cadre qui s’applique est celui du "plan de développement des compétences" (à ne pas confondre avec le CPF, voir ici).

Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour mobiliser une aide financière. La liste peut sembler longue mais pas d’inquiétude, ce n’est pas très compliqué et en cas de doute, votre OPCO vous accompagnera. Vous pouvez aussi contacter Audrey Le Coutour (référente formation chez maillage) pour qu’elle vous apporte quelques précisions.

  1. L’association effectue une demande d’inscription auprès de Maillage via le formulaire en ligne disponible dans le descriptif de formation.1
  2. Maillage fait parvenir à l’association les documents nécessaires à la demande de d’aide financière à savoir : un devis, un programme détaillé.
  3. L’association formule une demande d’aide financière (DAF) auprès de son OPCO. Cela se fait en ligne, dans votre espace adhérent sur le site de votre OPCO. Des délais minimum sont parfois imposés et nous vous conseillons de faire cette demande au plus tard un mois avant le début de la formation (ou les contacter par télépone).2
  4. L’OPCO étudie la demande d’aide financière et communique sa réponse à l’association.
  5. A réception de la réponse, l’association confirme à Maillage que le·a salarié·e participera à la formation. Une place vous aura été réservée le temps de l’étude de la demande d’aide par l’OPCO.3
  6. Maillage réalise une convention de formation et la fait parvenir à l’association.
  7. L’association retourne la convention signée. Aucun acompte n’est demandé, c’est cette convention qui vous engage à participer à la formation.
  8. Le·a salarié·e participe à l’intégralité de la formation. Maillage lui demandera de signer une feuille de présence individuelle chaque demi-journée. En cas d’absence sur une ou plusieurs demi-journées, la prise en charge par l’OPCO pourrait être réévaluée et celui-ci pourrait ne pas vous rembourser la totalité des frais de formation (sauf justification prise en compte par votre OPCO).
  9. Dans les 7 jours suivant la fin de la formation, Maillage fait parvenir à l’association les justificatifs nécessaires à la prise en charge, à savoir : la feuille de présence individuelle, le certificat de réalisation, la facture.
  10. L’association s’acquitte de la facture auprès de Maillage et effectue une demande de remboursement à son OPCO. Cette demande se fait en ligne, à l’aide des document cités précédemment. Certains OPCO imposent un délai d’un mois après la fin de la formation pour la demande de remboursement. La demande doit donc être faite dans les temps pour être honorée.4
  11. L’OPCO rembourse les frais de formation à l’association selon l’aide financière accordée et les justificatifs fournis.5
  12. BRAVO ! Vous avez été au bout du processus et vous avez permis à votre salarié·e de bénéficier de la formation professionnelle continue. Une bonne chose pour lui·elle, et pour votre association... Il existe d’autres modules, chez Maillage ou ailleurs, à destination des salarié·es mais aussi des bénévoles...

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--- 1 Le détail des différents modules est ici. Points de vigilance :

  • Consultez le détail du module proposé (contenu et programme détaillé dans l’article et le document PDF joint) pour vous assurez qu’elle correspond à votre besoin. En cas de doute, n’hésitez pas nous en faire part. Nous prendrons le temps d’en discuter avec vous.
  • Le·a salarié·e devra réserver les dates dans son agenda en attendant la confirmation. La présence sur l’ensemble du module est importante.
  • Il est nécessaire de remplir un formulaire par personne inscrite.

--- 2 Il vous est également possible de demander une prise en charge de tout ou partie des frais de déplacement et restauration de la personne inscrite à la formation (voir avec votre OPCO les plafonds et justificatifs demandés). Si votre demande est tardive (moins d’un mois avant le début de la formation), ne baissez pas les bras ! Vous pouvez contacter votre OPCO par téléphone pour étudier avec eux les possibilités.

--- 3 Il est rare que l’OPCO refuse la demande d’aide financière. Il convient néanmoins de se renseigner sur le cadre proposé par votre OPCO. Par exemple, certains OPCO plafonnent le nombre de demandes par an. En cas de refus d’aide financière, les frais resteront à charge de l’association ou nous reporterons votre participation. N’hésitez pas à revenir vers nous pour en discuter. Nous souhaitons que vos projets de formations puissent se concrétiser et nous ferons le maximum dans ce sens.

--- 4 Vous êtes adhérent à l’AFDAS (OPCO de la culture) ? Bonne nouvelle : Maillage se chargera de cette étape car leur procédure prévoit un dépôt en ligne par l’organisme de formation.

--- 5 Si votre association a des difficultés de trésorerie : certains OPCO proposent alors un paiement direct à l’organisme de formation. Vous pourrez leur préciser au moment de la demande de remboursement. Si vous faites ce choix, n’hésitez pas à nous en informer pour que l’on en tienne compte pour notre suivi des factures... Dans un tel cas de figure, si le remboursement de l’OPCO n’est pas à la hauteur de la totalité de la facture (en cas d’absentéisme par exemple), le reste à payer sera réglé par l’association.

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